При эксплуатации арендованное имущество морально и физически изнашивается. Восстановить его можно путем проведения:
- ремонта (текущего, капитального);
- реконструкции;
- модернизации.
Ремонт арендованных основных средств может быть выполнен:
- хозспособом (собственными силами организации);
- подрядным способом (с привлечением сторонних организаций, предпринимателей, граждан).
Ремонт, реконструкция или модернизация?
Поскольку в бухучете и при налогообложении операции по восстановлению арендованного имущества отражаются по-разному, важно правильно их классифицировать .
Документальное оформление
Необходимость проведения ремонтных работ и их окончание подтвердите документально (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). При ремонте арендованного имущества используйте те же документы, что и при ремонте собственных основных средств .
Бухучет: текущий ремонт
Как правило, арендатор проводит текущий ремонт, поддерживает имущество в исправном состоянии и несет расходы на его содержание (ст. 616 ГК РФ). Поэтому, если иное не предусмотрено договором аренды, затраты на текущий ремонт арендованного имущества относятся к текущим расходам организации (абз. 2 п. 67 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н, п. 13 ПБУ 10/99).
В бухучете расходы на текущий ремонт арендованного имущества отражайте аналогично расходам на ремонт собственных основных средств. Все зависит от того, каким способом – хозяйственным или подрядным – они выполнены.
Ситуация: как отразить в бухучете арендатора запчасти, замена которых происходит при текущем ремонте арендованного имущества?
Порядок отражения в бухучете зависит от условий договора аренды.
Основное средство, переданное арендатору во временное пользование (в т. ч. все узлы, агрегаты и механизмы, входящие в его комплект), является собственностью арендодателя и отражается на его балансе (ст. 608, абз. 1 ст. 606 ГК РФ). В то же время при прекращении договора аренды арендатор обязан вернуть арендованное имущество арендодателю в том состоянии, в котором оно было им получено (либо в состоянии, оговоренном в договоре). Это следует из статьи 622 Гражданского кодекса РФ. Поэтому при наличии согласия арендодателя на ремонт арендатор, возвращая имущество с замененными запчастями, полностью выполняет свою обязанность, указанную в статье 622 Гражданского кодекса РФ, – вернуть имущество в состоянии, оговоренном в договоре. Положений о том, что арендатор должен вернуть запчасти (детали, комплектующие), которые получены, например, в ходе ремонта объекта аренды, данная статья не содержит.
Кроме того, доходы, полученные в результате использования арендованного имущества, являются собственностью арендатора (абз. 2 ст. 606 ГК РФ). К таким доходам можно отнести и запчасти, полученные в ходе ремонта.
Однако право собственности на это имущество может перейти к арендатору только при соблюдении следующих условий:
- по договору аренды обязанность проведения ремонта возложена на арендатора (ст. 616 ГК РФ);
- договор не содержит запрета на замену запчастей;
- ремонт был необходим, что подтверждено документально (например, дефектной ведомостью) (ст. 10 ГК РФ, ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ);
- замененные в ходе ремонта запчасти (детали, комплектующие) не были указаны в договоре (акте приема-передачи имущества) как самостоятельные объекты аренды (например, монитор, системный блок, клавиатура) (п. 3 ст. 607 ГК РФ).
Если все эти условия выполнены, и арендатор считает, что запчасти, оставшиеся после ремонта, могут быть использованы в его деятельности, их следует принять на баланс как безвозмездно полученные материалы :
Дебет 10 (15) Кредит 98-2
– оприходованы запчасти, оставшиеся после ремонта арендованного основного средства.
То, что арендатор вправе по своему усмотрению распоряжаться запчастями, оставшимися после ремонта, подтверждается и арбитражной практикой (см. например, решение Арбитражного суда г. Москвы от 19 апреля 2001 г. № А40-10073/01-64-144). Несмотря на то что впоследствии это решение было отменено, учитывать изложенные в нем выводы можно. Дело в том, что отмена произошла по обстоятельствам, не связанным с рассматриваемой ситуацией (постановление ФАС Московского округа от 29 августа 2001 г. № КГ-А40/4578-01).
Если же хотя бы одно из перечисленных выше условий не выполнено, запчасти, полученные в ходе ремонта основного средства, признаются собственностью арендодателя. В этом случае принимать их на свой баланс арендатор не вправе. В частности, арендатор должен вернуть арендодателю демонтированные запчасти, если он производил ремонт по собственной инициативе без согласования с арендодателем. Такой вывод следует из положений статей 606, 608 и 622 Гражданского кодекса РФ.
Бухучет: капитальный ремонт
По общему правилу капитальный ремонт обязан проводить арендодатель (ст. 616 ГК РФ). Поэтому если договором аренды не предусмотрено иное, затраты, понесенные арендатором с согласия арендодателя, должны быть возмещены деньгами либо зачтены в счет арендной платы. Возместить такие расходы арендатору обязаны и в случае, когда он был вынужден провести капитальный ремонт арендованного имущества .
Возникновение задолженности арендодателя на сумму затрат арендатора на капитальный ремонт отразите в бухучете проводкой:
Дебет 76 субсчет «Расчеты с арендодателем по возмещению расходов» Кредит 10 (60, 69, 70…)
– отражена задолженность арендодателя по возмещению расходов.
Если арендодатель возмещает расходы арендатора путем перечисления денежных средств на его расчетный счет, в учете сделайте проводку:
Дебет 51 Кредит 76 субсчет «Расчеты с арендодателем по возмещению расходов»
– возмещены затраты на капитальный ремонт арендованного основного средства.
В случае когда арендодатель сумму затрат на капитальный ремонт, понесенных арендатором, засчитывает в счет арендной платы, в бухучете сделайте запись:
Дебет 60 субсчет «Расчеты с арендодателем по арендной плате» Кредит 76 субсчет «Расчеты с арендодателем по возмещению расходов»
– затраты на капитальный ремонт арендованного основного средства зачтены в счет арендной платы.
Такой порядок учета основан на положениях Инструкции к плану счетов.
Пример отражения в бухучете расходов на капитальный ремонт арендованных основных средств, выполненный подрядным способом. По условиям договора аренды такие затраты засчитываются в счет арендной платы
ООО «Торговая фирма «Гермес»» провело капитальный ремонт арендованной холодильной камеры с помощью подрядной организации ООО «Альфа». Ремонт проведен с согласия арендодателя. Стоимость работ составила 8260 руб. (в т. ч. НДС – 1260 руб.). По условиям договора аренды арендодатель возмещает затраты на капитальный ремонт, понесенные арендатором, путем зачета в счет арендной платы.
В апреле при получении акта о выполненных работах от подрядной организации бухгалтер сделал следующие проводки:
Дебет 76 субсчет «Расчеты с арендодателем по возмещению расходов» Кредит 60
– 7000 руб. – отражена задолженность арендодателя по возмещению расходов на капитальный ремонт арендованной холодильной камеры;
Дебет 76 субсчет «Расчеты с арендодателем по возмещению расходов» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– 1260 руб. – начислен НДС со стоимости переданных арендодателю ремонтных работ;
Дебет 60 субсчет «Расчеты с арендодателем по арендной плате» Кредит 76 субсчет «Расчеты с арендодателем по возмещению расходов»
– 8260 руб. – затраты на капитальный ремонт арендованной холодильной камеры зачтены в счет арендной платы.
Если же договором предусмотрено, что капитальный ремонт осуществляет арендатор за счет собственных средств, то порядок отражения таких расходов аналогичен порядку учета затрат на текущий ремонт .
НДФЛ и страховые взносы
Если для выполнения ремонтных работ организация привлекла сторонних граждан, то при выплате вознаграждения удержите НДФЛ (подп. 6 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 226 НК РФ).
Также начислите взносы на обязательное пенсионное (медицинское) страхование (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Взносы на обязательное социальное страхование в ФСС России не начисляйте (п. 2 ч. 3 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).
Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний начисляйте, если такая обязанность предусмотрена договором с подрядчиком (ч. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Налог на прибыль
Расходы на ремонт арендованных амортизируемых основных средств учитывайте, если согласно договору аренды или в силу закона организация обязана проводить ремонт за свой счет. Это следует из пункта 2 статьи 260 Налогового кодекса РФ и статьи 616 Гражданского кодекса РФ.
Если это условие выполняется, то при расчете налога на прибыль затраты на ремонт арендованных основных средств производственного назначения учтите в составе прочих расходов (п. 1, 2 ст. 260, подп. 48 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Затраты на ремонт арендованных основных средств обслуживающих производств и хозяйств учитывайте обособленно (ст. 275.1 НК РФ).
Затраты на ремонт объектов непроизводственного назначения при расчете налога на прибыль не учитывайте, так как они не являются экономически обоснованными. то есть связанными с производственной деятельностью организации (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Момент признания расходов
Если организация применяет метод начисления, налоговую базу уменьшайте по мере возникновения расходов на ремонт арендованных амортизируемых основных средств (п. 5 ст. 272 НК РФ). Например, если организация ремонтирует арендованное основное средство собственными силами, то стоимость запчастей учитывайте после их замены, а зарплату сотрудников – в месяце начисления. Именно в этот момент расходы признаются экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Если организация применяет кассовый метод, налоговую базу уменьшите по мере возникновения и оплаты расходов на ремонт арендованных амортизируемых основных средств (п. 3 ст. 273 НК РФ). Например, при выполнении ремонтных работ хозспособом запчасти не только должны быть использованы (подп. 1 п. 3 ст. 273 и п. 5 ст. 254 НК РФ), но и оплачены поставщику.
Для равномерного признания расходов на ремонт арендованных основных средств организация может создать резерв. Однако это возможно, только если в организации помимо арендованного имущества есть основные средства, которые числятся на балансе (п. 3 ст. 260 НК РФ). Подробнее об этом см. Как создать резерв на ремонт основных средств в налоговом учете. Как использовать резерв на ремонт основных средств в налоговом учете .
Затраты на ремонт арендованных основных средств можно учитывать в отдельном налоговом регистре в разрезе произведенных расходов .