10 января 2018
Вопрос
Автономное учреждение (школа) в целях подготовки к новому учебному году провело текущий ремонт учебных кабинетов своими силами, в связи с чем были закуплены краска, лак, фанера и т. д. Вопрос: 1. Какие документы, кроме акта на списание, необходимы чтобы списать материалы для текущего ремонта (читала что нужны приказ на проведение текущего ремонта, дефектная ведомость, смета и акт выполненных работ)? 2. Как правильно оформить данные документы, прошу привести примеры?
Ответ
Необходимость проведения ремонтных работ должна быть подтверждена документально. Таким документом может быть акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства (дефектная ведомость). Можно использовать самостоятельно разработанный бланк, например, акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства. Примерная форма акта приведена ниже. Также учреждению целесообразно составить смету на проведение ремонтных работ. Если ремонт ведется собственными силами, то расходы на его проведение отражаются по соответствующим статьям затрат и, как правило, ограничиваются стоимостью использованных материалов.
При ремонте своими силами для подтверждения выполнения ремонтных работ потребуются:
– документы, в которых отражена оплата приобретенных материалов для проведения работ;
– акт на списание материальных запасов (ф. 0504230) Скачать форму. отражающий расходование материалов.
Данный акт применяется для оформления решения о списании материальных запасов и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухучета материальных запасов. В случае если расходование материальных запасов производится на основании документов, утвержденных руководителем учреждения, они прилагаются к Акту (Методические указания по применению форм первичных учетных документов, утвержденные приказом Минфина России от 15.12.2010 г. № 173н). В графе 8 «Направление расхода» данного акта указывается соответствующее основание (ремонт определенного объекта). Если имеются какие-то распорядительные документы руководителя о ремонте (приказ, расчеты, сметы) – они прилагаются к акту. Пример заполнения акта на списание материальных запасов (ф. 0504230) приведен ниже.
Подтверждение объема фактически выполненных работ может осуществляться на основании акта, оформленного по форме, утвержденного в составе учетной политики учреждения. Формы № КС-2 или № КС-3 в данном случае не подходят.
Заключительный этап оформления хозяйственных операций, связанных с текущим ремонтом зданий (сооружений) — оформление Акта приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (форма 0306002). При осуществлении текущего ремонта хозяйственным способом данный Акт составляется в одном экземпляре, подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию. Пример заполнения Акта приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (форма 0306002) приведен ниже.
1. Рекомендация: Как документально оформить проведение ремонта основных средств
Необходимость проведения ремонтных работ должна быть подтверждена документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н ). Таким документом может быть акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства (дефектная ведомость).* Для некоторых отраслей предусмотрены унифицированные формы таких документов. Например, для оформления выявленных дефектов подъемно-транспортного оборудования морских торговых портов используется дефектная ведомость. утвержденная постановлением Минтранса России от 9 января 2004 г. № 2. Дефекты основных элементов трубопроводов тепловых электростанций отражаются в ведомости дефектов трубопроводов (утверждена постановлением Госгортехнадзора России от 18 июня 2003 г. № 94 ).
Если унифицированной формы документа, подтверждающего обнаруженные дефекты, не установлено, используйте самостоятельно разработанный бланк, например, акт о выявленных неисправностях (дефектах) объекта основных средств. Главное, чтобы самостоятельно разработанный бланк содержал все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. В акте необходимо указать неисправности основного средства и предложения по их устранению.
Количество экземпляров акта о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства (дефектной ведомости) будет зависеть от того, кому принадлежит имущество и кто будет делать ремонт. Если учреждение решило своими силами отремонтировать основные средства, достаточно одного экземпляра. Если работы будет выполнять сторонний подрядчик, акт (дефектную ведомость) лучше заполнить в нескольких экземплярах по числу участвующих в ремонте организаций. В этом случае документы должны подписать представители всех задействованных сторон.*
Если ремонтируется новое оборудование, неисправность которого была выявлена при его монтаже (т. е. до принятия на учет в качестве основного средства), используется акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16 ).
При передаче основного средства в ремонт в специальное подразделение учреждения (например, ремонтную службу) следует составить накладную на внутреннее перемещение по форме № ОС-2 (0306032). Если при ремонте местонахождение основного средства не меняется, накладную составлять не нужно. Такой порядок следует из указаний. утвержденных постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 .
Если учреждение выполняет ремонтные работы не собственными силами, с исполнителями должен быть заключен договор подряда (ст. 702 ГК РФ ).
Главбух советует: если объект основных средств передается подрядчику для длительного ремонта, оформите акт о приеме-передаче объекта основных средств в ремонт. В случае утраты (порчи) объекта основных средств подписанный акт позволит учреждению потребовать у подрядчика возмещения причиненных убытков (ст. 714 и 15 ГК РФ). При отсутствии такого акта доказать передачу данного объекта основных средств подрядчику будет затруднительно.
В договоре подряда может быть прописано, что материалы для ремонта основного средства заказчик передает подрядчику (ст. 704 ГК РФ ). При передаче материалов составьте накладную на отпуск материалов на сторону (ф. 0315007 ). На ее основании в учете отразите перемещение материальных запасов. Для контроля за ними к аналитическому счету 0.105.00.000. на котором учитываются передаваемые материальные запасы, можно открыть субсчет «Материальные запасы у подрядчика».
По окончании ремонта подрядчик должен сдать заказчику отчет об израсходованных материальных запасах (ст. 713 ГК РФ ). На основании полученного отчета материальные запасы нужно списать на счета учета затрат.
По окончании ремонтных работ составляется акт о приеме-сдаче отремонтированных основных средств по форме № ОС-3. Его заполняют независимо от того, хозяйственным или подрядным способом выполнен ремонт. Только в первом случае учреждение оформляет бланк в одном экземпляре, а во втором – в двух (для себя и для подрядчиков). Акт подписывается:
- приемочной комиссией, созданной в учреждении;
- сотрудником, ответственным за ремонт основного средства (или представителем подрядчика);
- сотрудником, ответственным за сохранность основного средства после ремонта.
После этого акт утверждает руководитель учреждения, и его передают бухгалтеру. При получении акта сведения о проведенном ремонте отразите в инвентарной карточке учета основного средства по форме № 0504031 (№ 0504032 ). Об этом сказано в указаниях. утвержденных постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7. и Методических указаниях. утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря 2005 г. № 173н .
Если подрядчик проводил ремонтные работы здания (сооружения или помещения), которые признаются строительно-монтажными, то дополнительно к акту по форме № ОС-3 (0306002) должны быть подписаны акт приемки по форме № КС-2 и справка о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3. утвержденные постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100 .
2. Статья: Списываем материалы для ремонта
Читайте по теме в электронном журнале
Какие документы нужно оформить для списания стройматериалов на выполнение в учреждении ремонтных работ хозспособом?
В рассматриваемом случае основание для списания строительных материалов – Акт о списании материальных запасов ( ф. 0504230 ). Данный акт применяется для оформления решения о списании материальных запасов и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухучета материальных запасов. В случае если расходование материальных запасов производится на основании документов, утвержденных руководителем учреждения, они прилагаются к Акту ( Методические указания по применению форм первичных учетных документов, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н ).
В графе 8 «Направление расхода» данного акта указывается соответствующее основание (ремонт определенного объекта). Если имеются какие-то распорядительные документы руководителя о ремонте (приказ, расчеты, сметы) – они прилагаются к акту.*
Другие документы, относящиеся к ремонту (например, табеля учета рабочего времени, накладные), являются основанием для отражения в учете иных соответствующих операций – начисления оплаты, перемещения материалов и т. д.
3. Статья: Ремонт офиса: подтверждение затрат
Какими документами оформить ремонт офиса собственными силами, а какими – с привлечением подрядчика?
Порядок оформления документов при ремонте помещений различного назначения не урегулирован. Организации самостоятельно разрабатывают систему внутреннего документооборота.
Например, для подтверждения экономической обоснованности расходов, связанных с ремонтом офиса, организация может составить акт осмотра офиса комиссией с указанием показаний для ремонта. Перечень необходимых работ следует утвердить приказом руководителя с назначением ответственного исполнителя. По перечню составляется смета на ремонт. В ней основными позициями будут объем работ и расчет необходимого количества материалов. Стоимостные показатели в такой смете будут играть условную роль. Здесь главное – не допустить перерасхода материалов либо обосновать его. Списание материалов можно оформлять актами, форма которых подлежит утверждению учетной политикой.* В них для списываемых материалов рекомендуется предусмотреть позиции: «По норме на объем выполненных работ», «Перерасход», «Экономия». В случае отклонения фактического списания материалов от нормы решения по таким отклонениям принимаются руководителем организации на основании служебной записки ответственного лица. Если допущен перерасход, то в случае признания его обоснованным стоимость перерасхода материалов подлежит учету в составе налоговых расходов.
В противном случае он покрывается за счет виновных лиц или за счет собственных средств организации без учета для целей налогообложения. Окончание ремонта можно оформить актом произвольной формы. Формы № КС-2 или № КС-3 в данном случае не подходят. Впрочем, можно оформить и № КС-2. подписав его в одном экземпляре.*
Если ремонт производится подрядчиком, то к договору с ним следует приложить смету с объемами работ и расчетом их стоимости. Утвержденная заказчиком смета будет являться обоснованием цены договора подряда. Ремонтные работы можно принимать по форме № КС-2. В ней отражаются объемы завершенных работ, по которым к заказчику переходят риски случайной гибели или повреждения результатов работ. Приемка работ производится в соответствии со статьей 753 ГК РФ и условиями договора.
ЖУРНАЛ «УЧЕТ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ», № 9, СЕНТЯБРЬ 2009
4. Статья: Учет затрат на ремонт школы
Субъекты РФ должны отчитываться о числе общеобразовательных учреждений, здания которых находятся в аварийном состоянии или требуют капремонта*. Расскажем о том, на какие нюансы учета расходов надо обратить внимание в данном случае.
Что считается ремонтом
Ремонт основных средств следует отличать от иных мероприятий по восстановлению основных средств – реконструкции, модернизации и дооборудования.
Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденные приказом Минфина России от 21 декабря 2012 г. № 171н. устанавливают следующий перечень работ, которые относятся к текущему и капитальному ремонту (реставрации) нефинансовых активов:
устранение неисправностей (восстановление работоспособности) отдельных объектов нефинансовых активов, а также объектов и систем (охранная, пожарная сигнализация, система вентиляции и т. п.), входящих в состав отдельных объектов нефинансовых активов;
поддержание технико-экономических и эксплуатационных показателей объектов нефинансовых активов (срок полезного использования, мощность, качество применения, количество и площадь объектов, пропускная способность и так далее) на изначально предусмотренном уровне;
проведение некапитальной перепланировки помещений;
реставрация нефинансовых активов, за исключением работ, носящих характер реконструкции, модернизации, дооборудования.
Как правило, ремонты в образовательных учреждениях проводятся согласно системе планово-предупредительного ремонта. Она предполагает разработку и утверждение плана и сметы всех видов ремонтов на очередной финансовый год и на ближайшую перспективу (три–пять лет).
При разработке плана учитываются техническое состояние зданий и сооружений, необходимость замены конструктивных элементов, обеспечения нормального температурно-влажностного режима в помещениях школы и иные характеристики. Смета ремонта рассчитывается по объемам планируемых работ (с учетом потребности в материальных запасах). При этом могут отдельно планироваться и оцениваться ремонты, проводимые подрядным способом и собственными силами (хозяйственным способом). *
Бухучет расходов
Для целей бухгалтерского учета основное отличие всех видов ремонта (текущего, капитального и среднего) от иного восстановления основных средств заключается в том, что расходы на ремонт не увеличивают первоначальную (балансовую) стоимость активов, а списываются на увеличение текущих расходов.
В государственных и муниципальных учреждениях ремонт, как правило, финансируется за счет субсидий на выполнение госзадания (иногда капитальный ремонт может финансироваться за счет субсидий на иные цели), а мероприятия по восстановлению, увеличивающие первоначальную стоимость основных средств, – за счет субсидий на цели осуществления капитальных вложений (код финансового обеспечения – «6»).
Для финансирования расходов на ремонт основных средств могут привлекаться не только средства бюджета, но и собственные средства учреждения (полученные от приносящей доход деятельности).
Ремонтные работы на объектах, используемых в основной деятельности, как правило, финансируются за счет средств субсидий, выделяемых на финансирование государственных и муниципальных услуг.
Ремонт объектов основных средств, используемых в приносящей доход деятельности, обычно финансируется из собственных средств учреждения, которые получены от соответствующего вида деятельности, согласно плану финансово-хозяйственной деятельности учреждения.
Привлечение подрядчика
Для учета расходов на ремонт основных средств применяется код 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ. Однако Указаниями о порядке применения бюджетной классификации установлено, что по данной подстатье отражаются только расходы по оплате договоров на выполнение работ, оказание услуг, связанных с содержанием нефинансовых активов.
То есть код 225 следует применять только при осуществлении ремонта подрядным способом – когда для выполнения работ привлекаются сторонние специализированные организации.
При этом может возникнуть вопрос: следует ли отражать стоимость материальных запасов, использованных подрядчиком (исполнителем работ) по коду 340 «Увеличение стоимости материальных запасов»? По мнению автора, в подобных случаях следует руководствоваться нормами гражданского законодательства. В соответствии со статьей 704 Гражданского кодекса РФ, если иное не предусмотрено договором подряда, работа выполняется иждивением подрядчика – из его материалов, его силами и средствами. При этом предполагается, что в цену договора включается стоимость и работ, и материалов.
Таким образом, если не заключается отдельный договор или соглашение на поставку материалов для ремонта, оснований для отражения их стоимости по коду 340 нет.
На практике данный вопрос должен решаться на стадии планирования бюджетных средств – если средства будут выделяться общей строкой по коду 225 (без выделения средств на финансирование ремонтных материалов), то договор подряда следует заключать без дополнительных условий.
В этом случае обязательства будут приниматься также в общей сумме.
Если же средства на приобретение материальных запасов выделяются отдельно, по нашему мнению, следует уточнить порядок их отражения в системном бухгалтерском учете – так как складской учет в данном случае вестись не будет (материалы фактически на склад учреждения не поступают).
При проведении ремонта основных средств, используемых в приносящей доход деятельности, соответствующие расходы, как правило, относятся на увеличение себестоимости услуг.
При этом предполагается, что ремонту за счет собственных средств подлежат здания и помещения, используемые при оказании платных образовательных услуг – то есть объекты основных средств общехозяйственного назначения.
Ремонт хозспособом
Если ремонт ведется собственными силами, то расходы на его проведение отражаются по соответствующим статьям затрат и, как правило, ограничиваются стоимостью использованных материалов. *
Штатные работники образовательного учреждения могут проводить ремонтные работы в рамках своих обязанностей. Поэтому обособление расходов на оплату труда (как в плановых документах, так и при отражении в учете произведенных затрат) работников, занятых ремонтом зданий и помещений школы, представляется необоснованным.
Особенностью ремонтных работ в школах является то, что часть материалов может поступать безвозмездно – от родителей учеников или местных организаций. Такие материалы должны приходоваться по соответствующему счету учета материальных запасов.
Налоговый учет операции
Напомним, что в соответствии с подпунктом 22 пункта 1 статьи 251 Налогового кодекса РФ доходы в виде имущества, безвозмездно полученного государственными и муниципальными образовательными учреждениями на ведение уставной деятельности, при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются.
В отношении материалов, полученных от разборки, демонтажа объектов или отдельных конструкций (что может быть обусловлено особенностями проведения ремонта), подобная льгота налоговым законодательством не предусмотрена.
В соответствии со статьей 250 Налогового кодекса РФ стоимость материально-производственных запасов, прочего имущества, полученного при ремонте, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении, частичной ликвидации основных средств, учитывается в составе внереализационных доходов.
Таким образом, стоимость материалов, полученных в результате ремонта, увеличивает налоговую базу, но если впоследствии они будут использованы в приносящей доход деятельности образовательного учреждения, их стоимость может быть включена в состав налоговых расходов (в налоговом учете суммы признаются, только если они экономически обоснованы и документально подтверждены).